ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

Με τον Ν. 4990/2022 «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου -Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23^ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις» (ΦΕΚ A’ 210) ενσωματώθηκε στην εθνική έννομη τάξη η Οδηγία 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την Προστασία Προσώπων που Αναφέρουν Παραβιάσεις Εθνικού και Ενωσιακού Δικαίου.

Σύμφωνα με το άρθρο 2 του ως άνω νόμου αντικείμενο αυτού είναι:

• η ίδρυση ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς (εσωτερικός δίαυλος – Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών, εφεξής Υ.Π.Π.Α.) και εξωτερικής αναφοράς (εξωτερικός δίαυλος– Εθνική Αρχή Διαφάνειας, Επιτροπή Ανταγωνισμού) παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου,
• η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις,
• η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών και
• οι κυρώσεις που επιβάλλονται σε περίπτωση παραβίασής του

Στο πεδίο εφαρμογής, εμπίπτουν όλοι οι φορείς του Δημοσίου.

Σύμφωνα με τη μεταβατική διάταξη της παρ. 3 του άρθρου 25 του ν.4990/2022 «3. Οι φορείς του δημόσιου τομέα οφείλουν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση θέσπισης εσωτερικού διαύλου αναφοράς, σύμφωνα με το άρθρο 8, εντός έξι (6) μηνών από την έναρξη ισχύος του Νόμου».

Η Γενική Διεύθυνση Ακεραιότητας και Λογοδοσίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της για την παρακολούθηση του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και του Εθνικού Συστήματος Ακεραιότητας ορίζεται ως η αρμόδια οργανική μονάδα για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης των παραπάνω φορέων.

Σύμφωνα με το άρθρο 8 του νόμου, καθιερώθηκε υποχρέωση των φορέων του δημόσιου τομέα που απασχολούν από πενήντα (50) υπαλλήλους και άνω, να ορίσουν Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του.

Σύμφωνα με την παρ. 5 του ίδιου άρθρου, «Αρμοδιότητες Υ.Π.Π.Α. ασκεί ο Σύμβουλος Ακεραιότητας του άρθρου 23 του ν. 4795/2021, στους φορείς που έχει συσταθεί και πληρωθεί η σχετική θέση. Στους φορείς όπου δεν έχει συσταθεί θέση Συμβούλου Ακεραιότητας, οι αρμοδιότητες του Υ.Π.Π.Α. ασκούνται από υπάλληλο της οργανικής μονάδας που είναι αρμόδια για θέματα προσωπικού, που αφορούν στον φορέα και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος, παράλληλα με την άσκηση των κύριων καθηκόντων του, με την επιφύλαξη της παρ. 3 του άρθρου 10 και σύμφωνα με τις ειδικότερες προβλέψεις της παρ. 2 του παρόντος. Αν παρά την ανάθεση αρμοδιοτήτων Υ.Π.Π.Α. σε υπάλληλο του πρώτου εδαφίου, συσταθεί θέση Συμβούλου Ακεραιότητας, τα σχετικά καθήκοντα Υ.Π.Π.Α. αναλαμβάνει ο Σύμβουλος Ακεραιότητας».

Σύμφωνα με το ίδιο άρθρο, στους φορείς του δημόσιου τομέα που απασχολούν έως σαράντα εννέα (49) υπαλλήλους, αρμοδιότητες Υ.Π.Π.Α. ασκεί ο Σύμβουλος Ακεραιότητας του άρθρου 23 του ν. 4795/2021 (Α` 62) ή ο Υ.Π.Π.Α. του εποπτεύοντος Υπουργείου, εφόσον δεν έχει συσταθεί θέση Συμβούλου Ακεραιότητας.

ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Στο άρθρο 14 του παρόντος νόμου, προβλέπεται η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ψευδωνυμοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφοριών που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος. Για το λόγο αυτό, οι φορείς πρέπει να λάβουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της αναφοράς και την επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές, έτσι ώστε τα προσωπικά δεδομένα των αναφερόντων να μην αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλο πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις αναφορές (εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων).

ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Στην ΚΥΑ 47312/2023 (ΦΕΚ 6944/Β/11-12-2023) που δημοσιεύθηκε τον Δεκέμβριο του 2023 και αφορά την εξειδίκευση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης της αναφοράς, ορίζεται ότι «Η εσωτερική αναφορά μπορεί να υποβάλλεται επώνυμα ή ανώνυμα, γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας, η οποία θα λειτουργεί στον διαδικτυακό τόπο του δημόσιου ή του ιδιωτικού φορέα» (άρθρο 2 της παρούσας). Ειδικότερα, αναφέρεται ρητά ότι «Η αναφορά μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας υποβάλλεται διαδικτυακά σε ειδικά διαμορφωμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα, η οποία εγκαθίσταται σε εμφανές σημείο στον ιστότοπο του φορέα, με σαφείς οδηγίες για την υποβολή της. Η ηλεκτρονική πλατφόρμα πρέπει να είναι προσβάσιμη και σε άτομα με αναπηρίες καθώς και διαθέσιμη στην ελληνική και στην αγγλική γλώσσα» (παρ. 3, άρθρο 2 της ΚΥΑ 47312/2023).

ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ ΜΕ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ

Για την Συμμόρφωση με τον Ν. 4990/2022 απαιτείται:

• Η παροχή εξειδικευμένων υπηρεσιών συμβούλου υποστήριξης των αρμοδιοτήτων του Υ.Π.Π.Α.
• Η χρήση ηλεκτρονικής πλατφόρμας διαχείρισης αναφορών (εσωτερικός δίαυλος αναφοράς) και η τεχνική υποστήριξη αυτής για 12 μήνες.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Υ.Π.Π.Α

Η Δικηγορική μας εταιρεία παρέχει εξειδικευμένες  υπηρεσίες συμβούλου υποστήριξης των αρμοδιοτήτων του Υ.Π.Π.Α. οι οποίες περιλαμβάνουν τη συμβουλευτική υποστήριξη του Υ.Π.Π.Α σε όλα τα θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες και τις υποχρεώσεις του καθώς και την υποστήριξη αναφορικά με την συμμόρφωση του φορέα με την κείμενη νομοθεσία.

Παρέχουμε συμβουλευτικές υπηρεσίες για τον ορθό χειρισμό των αναφορών-καταγγελιών ώστε ο φορέας τουλάχιστον να μπορεί:

1. Να λαμβάνει αποφάσεις για την διαχείριση των καταγγελιών-αναφορών σύμφωνα με το νομοκανονιστικό πλαίσιο, την πολιτική αναφορών-καταγγελιών, και την δεοντολογία.
2. Να λαμβάνει αποφάσεις για τον τρόπο και τον χρόνο εφαρμογής των διαδικασιών έρευνας των αναφορών-καταγγελιών.
3. Να αποφασίζει αν μια καταγγελία εμπίπτει στο νομοκανονιστικό πλαίσιο, την πολιτική αναφορών-καταγγελιών, και την δεοντολογία.
4. Να αποφασίζει για την νομική βαρύτητα μιας αναφοράς-καταγγελίας π.χ. διαχωρισμό των νομικά σημαντικών από τις νομικά αδιάφορες ή επουσιώδης καταγγελίες.
5. Να τεκμηριώνει τις αποφάσεις που λαμβάνει..

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΑΥΛΩΝ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Για τη συμμόρφωση με την υπ’ αριθμ. 4990/2022 Νομοθεσία, είναι απαραίτητη η ανάπτυξη σχετικής πλατφόρμας υποβολής αναφορών που χρησιμοποιεί τεχνικές ψευδωνυμοποίησης, παρέχοντας έτσι ένα ασφαλές εργαλείο για την υποβολή τους.

Τα κύρια χαρακτηριστικά αυτού του τρόπου υποβολής αναφορών μέσω της ειδικής πλατφόρμας πρέπει να είναι σύμφωνα με τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

• Η αναφορά γίνεται με τη συμπλήρωση ερωτηματολογίου, το οποίο αποστέλλεται ανώνυμα ή επώνυμα.
• Η αναφορά παραλαμβάνεται από το αρμόδιο στέλεχος ή τμήμα, το οποίο τη διαχειρίζεται, διατηρώντας την εμπιστευτικότητα ως προς το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά.
• Κατά την αποστολή της αναφοράς, ο υποβάλλων λαμβάνει δύο κωδικούς (κωδικός χρήστη και κωδικός αναφοράς), οι οποίοι πρέπει να φυλάσσονται, για να μπορεί να διατηρεί την πρόσβαση στην αναφορά του, να επαληθεύει την απάντηση του αρμόδιου στελέχους του οργανισμού και να επικοινωνεί με τον παραλήπτη της αναφοράς, απαντώντας σε αιτήματα για διευκρινίσεις ή περαιτέρω πληροφορίες.
• Χρησιμοποιεί τεχνικές ψευδωνυμοποίησης, προστατεύοντας το απόρρητο του πληροφοριοδότη (ως ορίζεται από Άρθρο 14 – Υποχρέωση εμπιστευτικότητας του ν.4990/22)
• Η αναφορά μπορεί να γίνει από οποιαδήποτε ψηφιακή συσκευή (προσωπικό υπολογιστή, ταμπλέτα, έξυπνο κινητό). Η προστασία της ανωνυμίας θα πρέπει να είναι εγγυημένη σε κάθε περίπτωση.
• Η αναφορά μπορεί να γίνει οποιαδήποτε ώρα και ημέρα, 365 ημέρες το χρόνο.
• Διασφαλίζεται η πρόσβαση των ατόμων με αναπηρία στο σύνολο των προσφερόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών.
• Η πλατφόρμα είναι Διαδικτυακά βασισμένη (web-based).
• Επιβεβαιώνει τη λήψη της αναφοράς-καταγγελίας εντός επτά ημερών (ως ορίζεται από την παρ.2 αρ.10 του ν.4990/22).
• Επιτρέπει την επικοινωνία και την ανατροφοδότηση μεταξύ φορέα και πληροφοριοδότη – συμπεριλαμβανομένων των αναφορών που υποβάλλονται ανώνυμα – εντός τριών (3) μηνών από την υποβολή της αναφοράς-καταγγελίας.
• Επιτρέπει την επικοινωνία και την ανατροφοδότηση μεταξύ φορέα και πληροφοριοδότη – συμπεριλαμβανομένων των αναφορών που υποβάλλονται ανώνυμα – εντός τριών (3) μηνών από την υποβολή της αναφοράς-καταγγελίας.
• Επιτρέπει την ενημέρωση του πληροφοριοδότη για κάθε ενέργεια που λαμβάνεται εντός τριών μηνών, την κατάσταση της εσωτερικής έρευνας και τα αποτελέσματά της.
• Επιτρέπει στον πληροφοριοδότη να ελέγχει και να προσθέτει πληροφορίες στην αρχική αναφορά.
• Αντιμετωπίζει όλα τα προσωπικά δεδομένα, τόσο του καταγγέλλοντα όσο και των κατηγορουμένων, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
• Φιλοξενείται σε διακομιστές με υψηλή ασφάλεια (securehosting), ενώ όλες οι επικοινωνίες είναι κρυπτογραφημένες από άκρη σε άκρη (endtoendencryption).
• Αποτρέπει την πρόσβαση στην αναφορά από μη εξουσιοδοτημένα μέλη.
• Τηρεί αρχεία σε ασφαλές μέρος για κάθε αναφορά που παραλαμβάνονται, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στο άρθρο 14 ν.4990/22, οι οποίες αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες τουλάχιστον μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει (παρ.1 αρ.16 ν.4990/22).

• Υποστηρίζει λειτουργία chat
• Παρέχονται Securityupdates(ενημερώσεις ασφαλείας) σε όλη την διάρκεια σύμβασης.

Επιπλέον στα πλαίσια των ως άνω υπηρεσιών περιλαμβάνονται, μέσω των συνεργατών μας:

• Η τεχνική υποστήριξη της πλατφόρμας.

Η τεχνική υποστήριξη παρέχεται μέσω help desk, email, τηλεφωνικής υποστήριξης, τηλεσυνδιάσκεψης, απομακρυσμένης σύνδεσης κτλ, αλλά και δια ζώσης με την φυσική παρουσία συνεργατών μας.

ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ

Σύμφωνα με τη μεταβατική διάταξη της παρ. 3 του άρθρου 25 του ν.4990/2022 «3. Οι φορείς του δημόσιου τομέα οφείλουν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση θέσπισης εσωτερικού διαύλου αναφοράς, σύμφωνα με το άρθρο 8, εντός έξι (6) μηνών από την έναρξη ισχύος του Νόμου».