1. Πλημμελής έλεγχος δικαιολογητικών

Σε ένα διαγωνισμό υποχρεούται η επιχείρηση, δηλαδή ένας οικονομικός φορέας για να χρησιμοποιήσουμε και την ορολογία, να προσκομίσει τα δικαιολογητικά. Αυτά κατατίθενται είτε στο πρώτο στάδιο της διαγωνιστικής διαδικασίας, δηλαδή κατά την υποβολή των φακέλων της τεχνικής και οικονομικής προσφοράς, είτε στο δεύτερο στάδιο, δηλαδή κατά την υποβολή του φακέλου με τα δικαιολογητικά κατακύρωσης. Τα δικαιολογητικά είναι διάφορες άδειες λειτουργίας, ασφαλιστική και φορολογική ενημερότητα, αντίγραφο ποινικού μητρώου, πιστοποιητικό από το Πρωτοδικείο, υπεύθυνες δηλώσεις και άλλα. Καταρχήν θα πρέπει ο οικονομικός φορέας να εντοπίσει ποια συγκεκριμένα δικαιολογητικά απαιτούνται από τη διακήρυξη και να βεβαιωθεί ότι τα διαθέτει ή έστω ότι μπορεί να το εκδώσει εμπρόθεσμα. Τα προβλήματα που προκύπτουν με τα δικαιολογητικά, δεν αφορούν, συνήθως, σε αυτά που εκδίδονται από το Πρωτοδικείο και άλλες δημόσιες αρχές, αλλά, στις άδειες λειτουργίας της επιχείρησης οι οποίες, είτε δεν καλύπτουν όλα τα απαιτούμενα από τη διακήρυξη, είτε έχουν λήξει χωρίς να έχει υποπέσει στην αντίληψη του οικονομικού φορέα. Αν κάποιο δικαιολογητικό του οικονομικού φορέα που απαιτείται να προσκομισθεί κατά το πρώτο στάδιο του διαγωνισμού, δεν ανταποκρίνεται στους όρους της διακήρυξης, στη χειρότερη περίπτωση, η επιχείρηση να αποκλειστεί από το επόμενο στάδιο της διαγωνιστικής διαδικασίας και η εγγυητική της επιστολή συμμετοχής να επιστραφεί. Υπάρχουν όμως και περιπτώσεις κατά τις οποίες η κατοχή ενός δικαιολογητικού πρέπει απλά να δηλωθεί κατά το πρώτο στάδιο και να προσκομιστεί κατά το δεύτερο, δηλαδή, με την υποβολή του φακέλου των δικαιολογητικών κατακύρωσης. Εάν λοιπόν ο οικονομικός φορέας δηλώσει, από αμέλεια, κατά το πρώτο στάδιο ότι κατέχει κάποιο δικαιολογητικό ή ότι πληροί μία προϋπόθεση χωρίς εντούτοις αυτό να ισχύει, τότε, θα αποκλειστεί κατά το δεύτερο στάδιο του διαγωνισμού με άμεση συνέπεια να καταπέσει η εγγυητική του επιστολή, δηλαδή, να χάσει τα χρήματα του. Χρειάζεται ως εκ τούτου πολύ μεγάλη προσοχή στον έλεγχο των δικαιολογητικών, ώστε όχι μόνο να μην αποκλειστεί ο οικονομικός φορέας από το διαγωνισμό, αλλά να μην υποστεί και μεγάλη οικονομική ζημιά. Γι αυτό απαιτείται να ελέγχουμε τακτικά τα νομιμοποιητικά έγγραφα ώστε εάν κάποιο δεν μας καλύπτει, είτε χρονικά, είτε από άποψη περιεχομένου, να το ανανεώνουμε ή να το αλλάζουμε.

2. Ανεπάρκεια κεφαλαίου κίνησης

Οι οικονομικοί φορείς πρέπει να έχουν κατά νου, ότι από την εκτέλεση μιας προμήθειας, έργου ή υπηρεσίας, μέχρι και την πληρωμή τους μπορεί να μεσολαβήσει μεγάλο χρονικό διάστημα. Γι αυτό το λόγο μία επιχείρηση πρέπει να διαθέτει τα απαραίτητα κεφάλαια ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί στην εκτέλεση της σύμβασης, ανεξάρτητα από το χρόνο της πληρωμής της. Εάν, λόγου χάρη, πρόκειται για διαγωνισμό προμηθειών η ανάδοχος εταιρεία, θα πρέπει να είναι σε θέση να εκτελέσει την προμήθεια, ακόμη κι αν η πληρωμή της καθυστερήσει. Σε περίπτωση που εμφανιστεί ασυνεπής είναι βέβαιο ότι θα κηρυχθεί έκπτωτη. Εκτός αυτού, αφενός, θα καταπέσει η εγγυητική επιστολή της και αφετέρου, η αναθέτουσα αρχή θα έχει το δικαίωμα να κινηθεί δικαστικά σε βάρος της και να διεκδικήσει το ποσό που ζημιώθηκε από τη μη εκτέλεση της σύμβασης. Χρειάζεται λοιπόν, να υπάρχει μία σχετική επάρκεια κεφαλαίων προκειμένου να μη βρεθεί η εταιρεία σε δύσκολη οικονομική θέση.

3. Αλόγιστα χαμηλή οικονομική προσφορά

Συχνά οι επιχειρήσεις, είτε από έλλειψη εμπειρίας, είτε από έντονη επιθυμία να τους ανατεθεί κάποιο έργο, προμήθεια ή υπηρεσία, υποβάλλουν σε διαγωνισμούς πολύ χαμηλή οικονομική προσφορά. Στην περίπτωση αυτή υπάρχει κίνδυνος, το κέρδος από την εκτέλεση της σύμβασης να εκμηδενιστεί ή ακόμα και να υποστούν σημαντική οικονομική ζημιά. Για το λόγο αυτό, απαιτείται κατά την υποβολή της οικονομικής προσφοράς να μην παρασύρονται από ενθουσιασμό, αλλά, ούτε και από τις προσφορές που έδωσαν άλλοι οικονομικοί φορείς σε προηγούμενους διαγωνισμούς. Το μοναδικό τους κριτήριο θα πρέπει να είναι το εκτιμώμενο κέρδος σε περίπτωση που τους ανατεθεί η σύμβαση και κανένα άλλο. Άλλωστε ο σκοπός συμμετοχής μιας επιχείρησης σε διαγωνισμούς δημοσίου είναι, η αύξηση του κέρδους της και όχι ν’ ανακηρυχθεί σε ανάδοχο με οποιοδήποτε κόστος. Αυτή είναι αναμφίβολα μία λάθος προσέγγιση και θα πρέπει οι οικονομικοί φορείς να την αποφεύγουν αν θέλουν να διατηρήσουν τη βιωσιμότητα και την ρευστότητά τους.

4. Απώλεια δικονομικών προθεσμιών

Ο Νόμος 4412/2016 για τους διαγωνισμούς δημοσίου ορίζει αυστηρές προθεσμίες, εντός των οποίων πρέπει οι οικονομικοί φορείς να προβούν σε συγκεκριμένες ενέργειες. Σε περίπτωση που κάποιος οικονομικός φορέας αφήσει να παρέλθει άπρακτη από την πλευρά του μία προθεσμία, κινδυνεύει να αποκλειστεί από τη διαγωνιστική διαδικασία, να κηρυχθεί έκπτωτος, ακόμη και να χάσει κάποιο σημαντικό όπλο όπως είναι η άσκηση προδικαστικής προσφυγής. Για το λόγο αυτό, απαιτείται συνεχής εγρήγορση από τους οικονομικούς φορείς ώστε να ανταποκρίνονται εμπρόθεσμα στη δικονομικές προθεσμίες. Πρέπει οι επιχειρήσεις να ελέγχουν τα e-mail τους και την ιστοσελίδα του διαγωνισμού καθημερινά, για μηνύματα της αναθέτουσας αρχής, να φροντίζουν, να εξασφαλίζουν και να προσκομίσουν όλα τα δικαιολογητικά στην ώρα τους και γενικότερα να μην κωλυσιεργούν.

5. Παραβίαση Υποχρεώσεων

Ένας διαγωνισμός δεν τελειώνει με την υπογραφή της σύμβασης. Οι οικονομικοί φορείς θα πρέπει να αντιμετωπίσουν το δημόσιο όπως οποιονδήποτε άλλο πελάτη τους από τον ιδιωτικό τομέα. Την ίδια συνέπεια που επιδεικνύουν στις δουλειές που αναλαμβάνουν από την ελεύθερη αγορά θα πρέπει να επιδεικνύουν και έναντι του δημοσίου. Ιδιαίτερα, οι διαγωνισμοί προμηθειών που αφορούν την κάλυψη των υπηρεσιών του δημοσίου, είναι σημαντική αποστολή, όπως για παράδειγμα,  παιδικοί σταθμοί, υπηρεσίες πρόνοιας, νοσοκομεία και γηροκομεία. Ως εκ τούτου οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι συνεπείς κατά την εκτέλεση της σύμβασης, ώστε να διασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία των υπηρεσιών του δημοσίου. Δεν πρέπει επίσης να λησμονούν οι οικονομικοί φορείς ότι μπορούν να κηρυχθούν έκπτωτοι εάν δεν εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους, όπως προβλέπεται στη σύμβαση.

6. Διενέξεις με αναθέτουσες αρχές

Οι αναθέτουσες αρχές στελεχώνονται με υπαλλήλους, οι περισσότεροι από τους οποίους, προσπαθούν, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, να κάνουν τη δουλειά τους όσο καλύτερα μπορούν. Οι υπάλληλοι που έχουν αναλάβει τη διενέργεια των διαγωνισμών δεν έχουν προσωπικές διαφορές με τους εκπροσώπους των οικονομικών φορέων και δεν μεροληπτούν υπέρ κάποιων από αυτούς. Αυτό που τους ενδιαφέρει είναι διαγωνισμοί να διενεργούνται σύννομα, ώστε να μην έχουν πρόβλημα, καταρχήν οι ίδιοι. Δεδομένου μάλιστα ότι καλούνται να εφαρμόσουν στην πράξη νόμους, χωρίς να έχει ληφθεί εκ των προτέρων σοβαρή κρατική πρόνοια για την εκπαίδευσή τους, πρέπει οι οικονομικοί φορείς να μην είναι αρνητικά προκατειλημμένοι απέναντί τους και να μην τους αποφεύγουμε όταν κάνουν λάθος. Άλλωστε σε περίπτωση που οι οικονομικοί φορείς θεωρούν ότι Θίγονται από κάποια απόφαση της αναθέτουσας Αρχής, μπορούν να ασκήσουν, αναλόγως το διαγωνισμό, ένσταση ή προδικαστική προσφυγή. Οι υπάλληλοι των υπηρεσιών είναι απαραίτητο να αντιμετωπίζονται με σεβασμό και καλή πίστη από τους οικονομικούς φορείς, καθώς και το αντίστροφο. Δεδομένου μάλιστα ότι τους υπαλλήλους θα τους βρίσκουμε συνέχεια μπροστά μας σε διαγωνισμούς, θα πρέπει οι προφορικές διενέξεις να αποφεύγονται.

7. Μη λήψη νομικής συμβουλής

Οι μεγάλες εταιρείες που λαμβάνουν μέρος στους διαγωνισμούς διαθέτουν εξειδικευμένο προσωπικό που ασχολείται αποκλειστικά με τη συγκέντρωση των δικαιολογητικών και την υποβολή των προσφορών. Αν και το προσωπικό αυτό μπορεί να αποκτήσει με τον καιρό μία σχετική εμπειρία, τόσο στη σύνταξη προσφοράς όσο και στο χειρισμό της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, εν τούτοις για την άσκηση προδικαστικής προσφυγής είναι απαραίτητο η επιχείρηση να απευθυνθεί σε δικηγόρο. Αρκετές επιχειρήσεις αναθέτουν στο προσωπικό τους ακόμη και τη σύνταξη των ενστάσεων ή των προδικαστικών προσφυγών και απευθύνονται σε δικηγόρο μετά την απόρριψη τους από την αναθέτουσα αρχή ή την ΑΕΠΠ. Τότε όμως είναι ήδη αργά, και αυτό γιατί όσα έχουν γραφτεί στην ένσταση ή στην προδικαστική προσφυγή, δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να συμπληρωθούν κατά την προσφυγή στα δικαστήρια. Γι αυτό είναι απαραίτητο, τουλάχιστον, οι δικαστικές προσφυγές και οι ενστάσεις να συντάσσονται από δικηγόρο που κατέχει το αντικείμενο, ώστε να γίνεται σωστή δουλειά εξ αρχής και να μην καλείται ο δικηγόρος σε μεταγενέστερο στάδιο να βρει μαγικές λύσεις, επειδή, πολύ απλά αυτές οι μαγικές λύσεις δεν υπάρχουν.

8. Άκριτη αποδοχή αποφάσεων της αναθέτουσας αρχής.

Στο πλαίσιο ενός διαγωνισμό, τυχαίνει, οι αναθέτουσες αρχές να εκδώσουν αποφάσεις αντίθετες στο νόμο. Αυτό συνεπάγεται τη ζημία των οικονομικών φορέων, είτε άμεσα, δηλαδή με τον αποκλεισμό τους από τη διαγωνιστική διαδικασία, είτε έμμεσα, δηλαδή μέσω του μη αποκλεισμού κάποιου άλλου διαγωνιζόμενου. Στην περίπτωση αυτή, η επιχείρηση που ζημιώθηκε, έχει το δικαίωμα να προσβάλει την απόφαση της αναθέτουσας αρχής, με σκοπό την ακύρωσή της. Τα έξοδα για την άσκηση ένστασης δικαστικής προσφυγής, δηλαδή, το παράβολο του δημοσίου και η αμοιβή του δικηγόρου, είναι οι βασικοί λόγοι για τους οποίους οι επιχειρήσεις δεν επιδιώκουν να προσβάλουν μία παράνομη απόφαση. Εν τούτοις το παράβολο του δημοσίου, όσο και αν είναι αυτό, επιστρέφεται στον οικονομικό φορέα εάν γίνει δεκτή η ένσταση ή η προσφυγή, έστω και μερικώς. 

Συνεπώς, εάν, η προσβαλλόμενη απόφαση ακυρωθεί ο οικονομικός φορέας θα έχει επιβαρυνθεί την αμοιβή του δικηγόρου πλην όμως θα έχει αποκομίσει σημαντικά μεγαλύτερο κέρδος από την ανάθεση της προμήθειας του έργου ή της υπηρεσίας. Εάν μια προσβαλλόμενη απόφαση δεν ακυρωθεί το παράβολο χάνεται. Αλλά, και πάλι οι πιθανότητες να μην ακυρωθεί η απόφαση και να χαθεί το παράβολο, στατιστικά, είναι μία στις δύο. Αυτό το στοιχείο προκύπτει από την ιστοσελίδα της Αρχής Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών, εκεί δημοσιεύονται όλες οι αποφάσεις των προσφυγών. 

Από τις 579, λοιπόν, αποφάσεις που εξέδωσε η αρχή το 2018, 325 ήταν απορριπτικές και 254 έκαναν δεκτές τις προσφυγές, δηλαδή, περίπου το 44% των προσφυγών που ασκήθηκαν το 2018 έγιναν δεκτές, είναι πολύ υψηλό το ποσοστό. Ακόμη και μια στις τέσσερις προσφυγές να γίνεται δεκτή, πάλι η επιχείρηση είναι κερδισμένη.

Επίσης οι οικονομικοί φορείς με τη συστηματική άσκηση ενστάσεων ή προδικαστικών προσφυγών πρέπει να βλέπουν το δάσος και όχι το δέντρο. Το δέντρο είναι ο τρέχων διαγωνισμός, το δάσος είναι ένα σύνολο από πολλά ωφελήματα που καρπώνεται η επιχείρηση από όλη αυτή τη διαδικασία. Καταρχήν, ενισχύεται το Πρεστίζ και το γόητρο του οικονομικού φορέα. Μία επιχείρηση που ασκεί προσφυγές, ακόμα και όταν αυτές δεν ευδοκιμούν,  γίνεται σεβαστή και υπολογίσιμη και από τους ανταγωνιστές της αλλά και από τη διοίκηση. Σε όλους περνάει μία εικόνα σοβαρότητας, οικονομικής ευρωστίας, αποφασιστικότητας και σωστής οργάνωσης.

Φαίνεται, δηλαδή, ότι είναι μία επιχείρηση που κυνηγάει τους διαγωνισμούς μέχρι τέλους χωρίς να χαρίζεται σε κανέναν. Αντίθετα μία επιχείρηση που δεν ασκεί προδικαστική προσφυγή, και ειδικότερα, όταν είναι εμφανές ότι αδικείται ή ότι θα μπορούσε να αποκλείσει κάποια άλλη επιχείρηση από το διαγωνισμό, δίνει μία εικόνα χαλάρωσης και οικονομικής αδυναμίας. Δεν είπα, να οδηγηθούμε στο άλλο άκρο, δηλαδή, να
προσπαθούμε να ακυρώσουμε αποφάσεις χωρίς να υπάρχει κάποιο σοβαρό νομικό έρεισμα, αλλά τουλάχιστον, όταν υπάρχει κάποιο πάτημα να το εκμεταλλευόμαστε και να προσβάλλουμε την παράνομη απόφαση της διοίκησης.

Επιμένω στο εξής, αρχίστε να κυνηγάτε τους διαγωνισμούς με σύστημα, δηλαδή, ασκώντας προδικαστικές προσφυγές όταν υπάρχει πάτημα και εάν δείτε πως, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, είστε ζημιωμένοι, τότε, σταματήστε το.  Σας διαβεβαιώνω όμως ότι θα εκπλαγείτε θετικά. Εάν δεν το κάνετε, δεν θα μάθετε ποτέ. Θυμηθείτε πως, ως επιχειρηματίες, το κέρδος είναι άμεσα συνδεδεμένο με το εμπορικό ρίσκο. Όσο μεγάλο είναι το ρίσκο, τόσο μεγάλο είναι και το κέρδος.